1. Geltungsbereich der Datenschutzrichtlinie
Die Geschäftsstellen der Agrosolution AG in Zollikofen und Lausanne (nachfolgend „Agrosolution AG“) betreiben eine zentrale Datenbank, auf welche die berechtigten Landwirtschaftsbetriebe, die Brotgetreide- und Ölsaatensammelstellen, die Zertifizierungs- und Inspektionsstellen sowie die Trägerorganisationen via Internet zugreifen können. Über 35’000 Betriebe vertrauen Agrosolution AG ihre Agrardaten an (nachfolgend „die Produzenten“). Agrosolution AG führt eine zentrale Administration und Verwaltung verschiedener Produktionsprogramme und bringt Landwirtschaftsbetrieben administrative Entlastung. Mit der Optimierung der Abläufe im Bereich des landwirtschaftlichen Kontrollwesens will Agrosolution AG mithelfen, eine Steigerung der Effizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen.
Die hier vorliegende Datenschutzrichtlinie regelt den Umgang mit Daten von Produzenten im Zusammenhang mit der Geschäfsttätigkeit von Agrosolution AG. Sie gilt für alle Geschäftsfelder und Auftraggeber der Agrosolution AG.
2. Ziel der Datenschutzrichtlinie
Ziel der Datenschutzrichtlinie ist es, den Umgang mit Daten von Produzenten eindeutig zu regeln und transparent zu kommunizieren. Hintergrund sind die rechtlichen Anforderungen des Bundesgesetztes über den Datenschutz (DSG, SR 235.1 vom 19. Juni 1992, Stand am 1. März 2019) bzw. sofern anwendbar die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (EU-DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016).
Die hier vorliegende Datenschutzrichtlinie regelt den Umgang mit Daten von Produzenten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von Agrosolution AG. Sie gilt für alle Geschäftsfelder und Auftraggeber sowie Auftragnehmer der Agrosolution AG.
3. Erhobene Daten
Agrosolution AG bearbeitet in erster Linie die Daten, die sie von den Produzenten im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehung erhält. In der Datenbank der Agrosolution AG werden die von den Produzenten mitgeteilten Daten zu deren landwirtschaftlichen Betrieben und zuständigen Personen gespeichert. Insbesondere werden die Daten zum Betrieb wie Parzellen, Tiere, Kulturen oder geplante und zugeteilte Produktionsmengen sowie Daten, die die Produzenten in Form einer Selbstkontrolle eingegeben haben, erfasst. Dabei geben die Produzenten umfänglich zu verschiedenen Aspekten ihrer Betriebe Auskunft. All diese Daten werden für verschiedene Zwecke im Rahmen der Kontrollen erhoben, gespeichert und wie in diesem Dokument beschrieben, weiter gegeben. Ausserdem werden Ergebnisse von Kontrollen der von Agrosolution AG beauftragten Inspektionsstellen (vgl. nachfolgend Ziff. 4) gespeichert und in Sonderfällen (Mengenplanung, vgl. nachfolgend Ziff. 4 und 6) Daten angepasst (Wunschmengen / zugeteilte Mengen). Auch werden Daten, die aus kantonalen Systemen und Bundessystem oder anderen zentralen Landwirtschaftsdatenbanken von Labels (ÖLN, RAUS, etc.) übernommen, verarbeitet und weitergeleitet. Bedarf es für die Ausführung von Labelkontrollen der Prüfung von kantonal verwalteten Daten, so entnimmt Agrosolution AG auch öffentlich zugänglichen Quellen die hierfür notwendigen Daten.
4. Zweck der Datenbearbeitung und Weitergabe von Daten
Im Zusammenhang mit den folgenden Geschäftsfeldern der Agrosoution AG werden Daten von Produzenten erfasst, gespeichert, weitergegeben, empfangen und verändert:
- Kontrollwesen
- Mengenplanung
Beim Kontrollwesen handelt es sich um die Abwicklung von Kontrollen im landwirtschaftenlichen Bereich, die von privaten Auftraggebern (Labels, Produzentenorganisationen, Vereine, etc.) in Auftrag gegeben werden. Dabei defininieren die privaten Auftraggeber den Inhalt der zu kontrollierenden Eigenschaften auf den landwirtschfatlichen Betrieben der Produzenten und Agrosolution AG initiert die zugehörigen Kontrollen im Namen der Auftraggeber. Hierfür erhalten die privaten Auftraggeber Zugriff auf die von der Agrosolution AG geführten Datenbank (vgl. nachfolgend Ziff. 5).
Beim Geschäftsfeld Mengenplanung wird die Datenbank der Agrosolution AG für die Planung des Vertragsanbaus genutzt. Dabei werden Anbau-Mengen pro Produzent verwaltet und zugeteilt (vgl. nachfolgend Ziff. 6).
Bei den beiden oben genannten Geschäftsfeldern werden durch Agrosolution AG Daten der Produzenten verarbeitet. Bei diesen Daten handelt es sich vorwiegend um Personendaten im Sinne des schweizerischen Datenschutzgesetzes. Agrosolution AG verpflichtet sich zu einem verantwortungsbewussten Umgang mit Daten. Agrosolution AG gibt die von ihr erfassten Daten nur dann an Dritte weiter, wenn der von der Datenweitergabe betroffene Produzent ausdrücklich einwilligt, wenn hierzu eine gesetzliche Verpflichtung oder Erlaubnis besteht, wenn die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig, oder wenn die Weitergabe von Daten für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit den Produzenten erforderlich ist.
5. Allgemeiner Datenfluss im Kontrollwesen
Die Agrosolution AG verwaltet die Daten der zu kontrollierenden Betriebe bzw. der Produzenten im Agrosolution System. Basierend auf diesen Daten läuft die Kontrolle grundsätzlich wie folgt ab:
- Zu Jahresbeginn generiert Agrosolution AG Kontrollaufträge basierend auf den von den Produzenten an das Label gelieferten Daten, für alle zu kontrollierenden Produzenten im kommenden Jahr und übermittelt diese Aufträge an die beauftragte Inspektionsstelle. Den Kontrollaufträgen sind die Kontrolleure zugeordnet.
- Die für die Durchführung der Kontrollaufträge notwendigen Daten der betroffenen Produzenten werden an die Inspektionsstelle übergeben und dort in die verwendeten Kontrollsysteme übernommen.
- Die Kontrollen vor Ort werden terminiert und durchgeführt, dabei werden die speziellen Anforderungen des jeweiligen Programmes oder Labels berücksichtigt. Wann immer möglich, werden die Kontrollen mit anderen Kontrollen auf demselben Betrieb zusammengelegt. Dies bedeutet, dass Direktzahlungsfragen in Kombination mit Labelfragen kontrolliert werden können.
- Der Kontrolleur führt die Kontrolle durch und dokumentiert die Antworten oder Ergebnisse des kontrollierten Betriebes im Kontrollresultat.
- Das Kontrollergebnis wird an Agrosolution AG zurückgegeben und im Agrosolution System hinterlegt und gespeichert.
- Je nach Label oder Programm wird das Kontrollergebnis von Agrosolution AG oder vom Label selbst ausgewertet und bei Bedarf werden Sanktionen gemäss dem jeweiligen Labelprogramm erlassen und der betroffene Produzent wird informiert.
- Bei positivem Kontrollresultat wird je nach Programm im Agrosolution System der betroffene Produzent dann als vom Label anerkannter Betrieb geführt.
6. Allgemeiner Ablauf der Mengenplanung
Die Agrosolution Datenbank wird für die Planung des Vertragsanbaus von Getreide und Ölsaaten verwendet. Dabei werden die Wunschmengen entweder von den Sammelstellen oder von den Produzenten direkt im System verwaltet.
Die Daten werden von der Sammelstelle und den Produzentenverbänden eingesehen und ggf. editiert. Diese Daten bilden die Grundlage für den Produzentenvertrag.
7. Zugriffberechtigung auf das EDV-System der Agrosolution AG
Die Datenbank der Agrosolution AG hat grundsätzlich ein Rollen- und Rechtekonzept, das sicher stellt, dass nur die Daten gesehen werden, auf die eine bestimmte Person Zugriff haben darf. Folgende Rollen bzw. Rechte sind definiert:
- Ein Produzent sieht nur seine Daten und nicht die von anderen Produzenten.
- Eine Sammelstelle sieht nur ihre zugeordneten Produzenten und keine Daten anderer Sammelstellen.
- Eine Inspektionsstelle sieht nur Daten, die für ihre zugeteilten Kontrollen relevant sind.
- Mitarbeiter der Agrosolution AG benötigen für Ihre Aufgaben einen umfassenden Systemzugriff auf die Agrosolution Datenbank. Sie sind zur Verschwiegenheit über die Daten gegenüber Aussenstehenden verpflichtet.
- Mitarbeitende der Firma modan software AG haben zum Zwecke des Systembetriebs Zugriff auf das System der Agrosolution AG. Sie sind zur Verschwiegenheit über die Daten gegenüber Aussenstehenden verpflichtet.
8. Dauer der Aufbewahrung von Daten
Agrosolution AG verarbeitet und speichert die Personendaten, solange es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (i.d.R. 10 Jahre). Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen die Agrosolution AG geltend gemacht werden können und soweit Agrosolution AG anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet ist oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern. Sobald die Personendaten für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.
9. Vertraulichkeit und Sicherheit
Zum Schutz der Daten trifft Agrosolution AG im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, sowie den technischen und organisatorischen Möglichkeiten angemessene Sicherheitsvorkehrungen, um die personenbezogenen Daten vor unberechtigten Zugriffen und Missbrauch zu schützen. Obwohl die Agrosolution AG moderne Schutzmechanismen aufrechterhält, kann die Datenübertragung Sicherheitslücken aufweisen. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. Agrosolution AG sichert hingegen Vertraulichkeit und Handhabung der Daten im Agrosolution System im Sinne dieser Datenschutzrichtlinie zu.
10. Rechte betroffener Personen
11. Haftung
Eine Haftung über die hier beschriebene Verwendung der Daten hinaus ist ausgeschlossen.
Insbesondere übernimmt Agrosolution AG keine Haftung für Konsequenzen, die sich für einen Produzenten aufgrund der Teilnahme an einem Kontrollprogramm oder als Ergebnis einer Kontrolle (Sanktion) ergeben können. Hierfür ist ausschliesslich der Label-Geber verantwortlich.
12. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist die Agrosolution AG, Molkereistrasse 19, 3052 Zollikofen.
13. Gerichtsstand
Der Gerichtsstand ist Zollikofen BE. Das Schweizer Recht wird angewendet.